Toda persona que visite nuestra empresa debe registrarse previamente en nuestro sistema de gestión de visitantes. Para ello, necesitamos los siguientes datos:

Datos obligatorios:

Empresa, nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, matrícula del vehículo.

Además, registramos la hora de entrada y salida de las visitas.

Objetivo:
Empresa, nombre, apellidos, hora de entrada, hora de salida: necesitamos estos datos para llevar un registro del acceso a las instalaciones de nuestra empresa que realizan las personas que nos visitan. Este control de acceso es, entre otros, una medida para cumplir las medidas técnicas y organizativas prescritas para garantizar el tratamiento de datos según el artículo 32 del RGPD de la UE (Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea).

Además, en caso de emergencia, esto nos permite saber qué visitantes se encuentran en las instalaciones de la empresa en ese momento. Esta información puede ser vital, p. ej., para los bomberos en caso de incendio.

La empresa la necesitamos para poder identificar mejor a visitantes que se llamen igual. 

Dirección de correo electrónico: 
Este dato es necesario para que podamos enviarle las instrucciones de seguridad pertinentes y la información sobre protección de datos antes de su visita y para que usted pueda confirmarnos que las ha recibido y comprendido. 

Matrícula del vehículo: 
Este dato sirve para que podamos informarle en casos como aparcamiento incorrecto o daños.

Los datos no se utilizarán para ningún fin distinto a los indicados anteriormente.

Base legal:

Empresa, nombre, apellidos, hora de entrada, hora de salida:
Artículo 6, párr. 1, letra c del RGPD (obligación legal de control de acceso).

También el artículo 6, párr. 1, letra d del RGPD. De este modo, se pueden proteger mejor los intereses vitales de la persona interesada. Asimismo, nos basamos en el artículo 6, párr. 1, letra f. Aquí el interés legítimo es que estos datos permitan evitar daños a la integridad física o a la vida de los y las visitantes en caso de emergencia. En caso de evacuación forzosa, p. ej., podemos saber qué personas se encuentran aún en las instalaciones de la empresa. Los intereses o derechos de la persona interesada no se ven afectados. 

Dirección de correo electrónico:
Artículo 6, párr. 1, letra f del RGPD. El interés legítimo consiste en hacerle llegar las instrucciones de seguridad pertinentes y la información sobre protección de datos antes de su visita y que usted pueda confirmarnos que las ha recibido y comprendido. Esto reduce el proceso de entrada. Los intereses o derechos de la persona interesada no se ven afectados por esto.

Matrícula del vehículo:
artículo 6, párr. 1, letra f del RGPD. El interés legítimo es poder avisarle inmediatamente en caso de aparcamiento incorrecto o daños durante su visita. Esto no supone ninguna limitación del interés legítimo.

Información voluntaria:

Tratamiento, sede de la empresa, n.º de teléfono, casilla de verificación “Responsable”. 

Objetivo:

Tratamiento: para poder dirigirnos a usted adecuadamente, p. ej., al enviarle un correo electrónico.

Sede de la empresa: si su empresa tiene varias sedes, podremos ubicarlo/a mejor.

N.º de teléfono: para poder informarle rápidamente en caso necesario, p. ej., en caso de emergencia.

Casilla de verificación “Responsable”: de este modo, sabremos que usted es la primera persona de contacto para todas las cuestiones relacionadas con la visita y que es posible que se haya registrado en nombre del grupo de visitantes, en cuyo caso no se registra a cada persona individualmente.

Los datos no se utilizarán para ningún fin distinto a los indicados anteriormente.

Base legal en este caso:

Tratamiento: artículo 6, párr. 1, letra f del RGPD. Aquí el interés legítimo es poder dirigirnos a usted adecuadamente en el correo electrónico de registro. El interés legítimo de la persona interesada no se ve afectado por ello, pues la indicación de este dato es totalmente voluntaria.

Sede de la empresa: artículo 6, párr. 1, letra f del RGPD. Aquí el interés legítimo es poder ubicarlo/a mejor en caso de que su empresa tuviera varias sedes.

N.º de teléfono: artículo 6, párr. 1, letra d del RGPD.

Casilla de verificación “Responsable”: artículo 6, párr. 1, letra f del RGPD. Aquí el interés legítimo es poder identificar que usted viene con un grupo de visitantes y que usted, a su vez, transmita las instrucciones de seguridad al resto de los participantes del grupo.

Supresión de los datos: 

Los datos se eliminarán pasado 1 año. Si nos visitara varias veces dentro de este periodo, el plazo de supresión de los datos se irá renovando. 

Transmisión de datos:

Los datos podrán ser transmitidos a encargados del tratamiento con los que hayamos celebrado un contrato de tratamiento según el artículo 28 del RGPD.

Además, los datos pueden transmitirse a los servicios de salvamento en caso de emergencia, p. ej., a los bomberos.

Los datos solo se transmitirán a las fuerzas de seguridad (p. ej., a la policía) si existe la correspondiente legitimación legal.

Confirmación de la recepción y comprensión de las instrucciones de seguridad y la información sobre protección de datos.

Antes de su visita, le enviaremos nuestras instrucciones de seguridad y la presente política de privacidad por correo electrónico. Le rogamos que confirme que ha recibido y comprendido las instrucciones de seguridad y la información sobre protección de datos.

Sus derechos:

En virtud del RGPD de la UE, usted tiene los siguientes derechos:

Derecho de acceso según el artículo 15 del RGPD de la UE, derecho de rectificación según el artículo 16 del RGPD de la UE, derecho de supresión según el artículo 17 del RGPD de la UE, derecho a la limitación del tratamiento según el artículo 18 del RGPD de la UE, derecho de oposición según el artículo 21 del RGPD de la UE, derecho a la portabilidad de los datos según el artículo 20 del RGPD de la UE, derecho a retirar el consentimiento y derecho a presentar reclamaciones ante la autoridad de control de protección de datos www.ldi.nrw.de.

El usuario, sus representantes legales y sus auxiliares ejecutores son responsables del incumplimiento de deberes contractuales fundamentales en caso de dolo o negligencia grave.

En caso de daños causados por negligencia, el usuario, sus representantes legales y sus auxiliares ejecutores serán responsables únicamente por el incumplimiento de una obligación cuyo cumplimiento permite en primer lugar la correcta ejecución del contrato y en cuya observancia los visitantes/empleados de empresas externas confían o pueden confiar regularmente (obligación contractual esencial/obligación cardinal), si bien la responsabilidad se limita a los daños previsibles y típicos del contrato en el momento de su celebración.

Quedan explícitamente excluidos de las limitaciones y exenciones de responsabilidad anteriores los casos de lesión a la vida, integridad física o salud que se deban a un incumplimiento intencional (§ 276, apartado III del BGB —código civil alemán—) o negligente (§ 276, apartado II del BGB) por parte del usuario, o a un incumplimiento intencional o negligente de un representante legal o de un auxiliar ejecutor (§ 278 del BGB) del usuario, así como otros daños que se deban a un incumplimiento grave por negligencia del usuario o a un incumplimiento intencional o grave por negligencia de un representante legal o auxiliar ejecutor del usuario en virtud de lo establecido en los §§ 309, n.º 7 a) y b) del BGB. Asimismo, las exenciones de responsabilidad anteriores no se aplican en caso de incumplimiento de una obligación cuyo cumplimiento permite en primer lugar la correcta ejecución del contrato y en cuya observancia el vendedor confía o puede confiar regularmente (obligación contractual esencial/obligación cardinal); en este caso, solo se aplica la limitación de responsabilidad indicada en el párrafo anterior.